📨 Geteilte Postfächer
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Geteilte Postfächer

Geteilte Postfächer in Outlook sind gemeinsame E-Mail-Postfächer, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden können. Sie eignen sich besonders für Teams, Abteilungen oder Funktionsadressen wie info@ oder support@, bei denen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Nachrichten benötigen. Mit einem geteilten Postfach können alle berechtigten Benutzer E-Mails lesen, beantworten und im Namen des Postfachs versenden. So bleibt die Kommunikation zentral gebündelt, und Anfragen können unabhängig von einzelnen Personen gemeinsam bearbeitet werden. Zusätzlich enthalten geteilte Postfächer auch einen eigenen Kalender, über den beispielsweise Teamtermine geplant oder Ressourcen verwaltet werden können.

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Hinweis: Geteilte Postfächer enthalten neben E-Mails auch einen eigenen Kalender und Kontakte. Diese können von allen berechtigten Kollegen gemeinsam genutzt und verwaltet werden.

Geteiltes Postfach in Outlook finden

Nachdem Ihnen der Administrator ein geteiltes Postfach zugewiesen hat, erscheint es automatisch in Ihrer Postfachübersicht in Outlook (1).

                           

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Hinweis: Es kann bis zu 30 Minuten dauern, bis die Zuweisung wirksam ist. Starten Sie Outlook gegebenenfalls neu, damit das geteilte Postfach angezeigt wird.

E-Mails aus einem geteilten Postfach senden

Um eine E-Mail aus einem geteilten Postfach zu senden, müssen Sie dieses zunächst hinzufügen. Öffnen Sie dazu das Fenster zum Verfassen einer neuen E-Mail und klicken Sie auf Optionen (1). Wählen Sie anschließend im Menü den Punkt Von (2) aus.

                             

Anschließend wird Ihnen beim Erstellen einer E-Mail das Feld Von (1) angezeigt. Klicken Sie dort auf Weitere E-Mail-Adresse (2).

                              

Geben Sie im geöffneten Fenster die E-Mail-Adresse des für Sie freigeschalteten geteilten Postfachs ein (1), von dem Sie senden möchten. Alternativ können Sie das Postfach auch aus der Liste auswählen (2).

                             

Unter dem Punkt Von (1) können Sie nun das freigegebene Postfach auswählen (2) und Ihre E-Mail direkt über dieses Postfach versenden.

                              

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Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail über ein geteiltes Postfach senden möchten, müssen Sie das Postfach über das Adressbuch auswählen. Danach wird es automatisch in der Liste der Absenderadressen gespeichert und steht Ihnen künftig direkt zur Auswahl zur Verfügung.